(三)书面协调法
当会议或者交谈不方便或不需要时,或者需要精确地表达自己的意见时,就会用到书面协调的方法。书面协调方法的特点是具有合同效力,一般常用于以下几方面:
(1)不需双方直接交流的书面报告、报表、指令和通知等。
(2)需要以书面形式向各方提供详细信息和情况通报的报告、信函和备忘录等。
(3)事后对会议记录、交谈内容或口头指令的书面确认。
(四)访问协调法
访问法主要用于外部协调中,有走访和邀访两种形式。走访是指监理工程师在建设工程施工前或施工过程中,对与工程施工有关的各政府部门、公共事业机构、新闻媒介或工程毗邻单位等进行访问,向他们解释工程的情况,了解他们的意见。邀访是指监理工程师邀请上述各单位(包括业主)代表到施工现场对工程进行指导性巡视,了解现场工作。因为在多数情况下,这些有关方面并不了解工程,不清楚现场的实际情况,如果进行一些不恰当的干预,会对工程产生不利影响。这个时候,采用访问法可能是一个相当有效的协调方法。
(五)情况介绍法
情况介绍法通常是与其他协调方法紧密结合在一起的,它可能是在一次会议前,或是一次交谈前,或是一次走访或邀访前向对方进行的情况介绍。形式上主要是口头的,有时也伴有书面的。介绍往往作为其他协调的引导,目的是使别人首先了解情况。因此,监理工程师应重视任何场合下的每一次介绍,要使别人能够理解你介绍的内容、问题和困难、你想得到的协助等。
总之,组织协调是一种管理艺术和技巧,监理工程师尤其是总监理工程师需要掌握领导科学、心理学、行为科学方面的知识和技能,如激励、交际、表扬和批评的艺术、开会的艺术、谈话的艺术、谈判的技巧等等。只有这样,监理工程师才能进行有效的协调。
思考题
1、什么是组织和组织结构?
2、组织设计应该遵循什么样的原则?
3、组织活动的基本原理是什么?
4、建设工程监理实施的程序是什么?
5、建设工程监理实施的基本原则有哪些?
6、简述建立项目监理机构的步骤?
7、项目监理机构中的人员如何配备?
8、项目监理机构中各种类人员的基本职责是什么?
9、项目监理机构协调的工作内容有哪些?
10、建设工程监理组织协调的常用方法有哪些?